Samenwerken met een Virtual Assistant.

Het jaar 2020 is gestart. Je hebt in december de balans opgemaakt en bent tot de conclusie gekomen dat je wel een assistent kunt gebruiken. Je hebt besloten dat je office werkzaamheden door een Virtual Assistant uit wilt laten voeren. Je wilt tijd vrij maken zodat jij je bezig kunt gaan houden met de leuke aspecten van het ondernemen. Je hebt immers het voornemen om dit jaar stappen te zetten in de groei van je onderneming.

De enige twijfel die je nog hebt, gaan over de aard van de werkzaamheden en het aantal uur. Wat wil je uitbesteden? Welke werkzaamheden kan iemand van jou overnemen? Welke werkzaamheden gaan het verschil maken in jouw agenda? En hoe lang is iemand bezig met de uitvoering van die werkzaamheden? Daarom heb je het besluit genomen om te gaan samenwerken met een Virtual Assistant. Zij is flexibel met haar uren en haar beschikbaarheid. Je kunt al samenwerken vanaf 1 uur per week. Wat kan zij voor jou betekenen in dat uur?

Een gespecialiseerde Virtual Assistant.

Een Virtual Assistant heeft vaak meerdere kwaliteiten. Ze wil aan jou, de ondernemer, zo breed mogelijk ondersteuning bieden en ze zal daarom ook van veel markten thuis zijn. Toch kun je een onderscheid maken. Waar de ene assistant een wonder is als het gaat om office 365, is de ander vliegensvlug met jouw boekhouding. Iedere Virtual Assistant heeft haar specialiteit.

Je kunt de office werkzaamheden in categorieën indelen. Zo is het makkelijker te bepalen welke werkzaamheden jou het meeste tegenstaan of te veel tijd kosten. Je kunt dan gericht op zoek naar een Virtual Assistant die juist deze taken efficiënt en met plezier van je overneemt. Een proces waarbij VAtched je prima kan ondersteunen. Zij maken voor jou de juiste match op het gebied van kennis, vaardigheden en persoonlijkheid.

Werkzaamheden voor een Virtual Assistant.

Om je al wat op weg te helpen vind je hieronder zeven categorieën op het gebied van backoffice met daar werkzaamheden onderverdeeld. Zo krijg je een idee van de mogelijkheden en wordt het wellicht snel duidelijk voor je wat je allemaal kunt uitbesteden aan een Virtual Assistant.

1. Administratief

  • Boekhouding, waaronder de aangifte omzetbelasting.
  • Offertes opstellen.
  • Factureren
  • Debiteurenbeheer
  • Betalingen klaarzetten.
  • Werkprocessen opmaken en optimaliseren.
  • CRM systeem beheren.
  • Presentaties/documenten opstellen.

2. Secretarieel

  • Agendabeheer
  • Voorbereiden afspraken.
  • Telefoonbeantwoording.
  • Beheer mailbox.
  • Notuleren vergaderingen.
  • Archiveren

3. Organisatorisch

  • Evenementen en bijeenkomsten organiseren;
  • Uitnodigingen opstellen.
  • Locatie reserveren.
  • Catering regelen.
  • Apparatuur huren.
  • Informatievoorziening voor bezoekers en deelnemers opmaken.
  • Relatiegeschenken uitzoeken, bestellen en verzenden.

4. (Online) Marketing

  • Strategie bedenken.
  • Content opmaken.
  • Social media opzetten en beheren.
  • Salesfunnels bouwen.
  • Advertenties opmaken.
  • Blog schrijven.
  • Nieuwsbrieven opstellen.

5. Technisch

  • Website bouwen en onderhouden.
  • Aanpassingen kunnen doorvoeren op website.
  • Online academie bouwen.

6. HR Ondersteuning

  • Arbeidsovereenkomsten opstellen/wijzigen.
  • Personeelsdossiers beheren.
  • Urenregistratie
  • Vakantieregistratie
  • Verzuimregistratie

7. Sales support en klantenservice

  • Klantvragen beantwoorden telefonisch/mail.
  • Offertes nabellen.
  • Ondersteuning bij acquisitie(afspraken).
  • Webcare (klantenservice online kanalen).

Mis je iets? Staat nou net datgene waar jij aan zat te denken er niet bij? Bespreek dit dan met de Virtual Assistant. Ze kan waarschijnlijk veel meer dan wat hier op papier staat. En ze is zeker bereid om te investeren in nieuwe kennis, nieuwe werkzaamheden, een cursus of opleiding. Mooie bijkomstigheid van VAtched is, dat naast het creëren van de beste match tussen jou en de Virtual Assistant, het een netwerk is. Een netwerk waarop jullie beide terug kunnen vallen met vragen en waar kennis gedeeld wordt.