06 - 51172930 contact@vatched.com

Definitie van secretaresse.

De dikke Van Dale geeft de volgende betekenis voor secretaresse: medewerkster die belast is met correspondentie, regeling van bezoeken enz. Meervoud secretaresses en mannelijk een secretaris genoemd.

De minder algemene betekenis van secretaresse: een zelfredzaam en hands-on type. De competenties aanpakken, proactief en flexibel staan op haar cv. En dienstverlenend mag zeker niet ontbreken aan dit rijtje. De secretaresse weet als geen ander hoe programma’s werken. En systemen maakt ze met gemak eigen. Ze wordt blij van de afwisseling in haar rol, de verscheidenheid aan kleine verzoekjes, grote klussen en verschillende thema’s.

De secretaresse in ontwikkeling.

Maar de functie van secretaresse is zich aan het ontwikkelen en vernieuwen. Nog steeds in een dienstverlenende rol en met als hoofdtaak ontzorgen. Maar ze heeft zich verder ontwikkeld en vervult nu meer de rol van expert en adviseur. Deze nieuwe secretaresse is ook niet in loondienst. Ze werkt vanuit haar eigen werkplek en biedt haar kennis en kunde aan onder haar eigen naam. De term secretaresse kom je steeds minder tegen maar de term Virtual Assistant des te meer.

De alom bekende werkzaamheden kan zij zeker verrichten. Agenda- en emailbeheer, notuleren, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overige meetings. Ze regelt echt alle zaken die jou te veel tijd kosten. Door haar ontwikkeling is ze echter ook in te schakelen voor veel meer dan de welbekende secretaresse werkzaamheden. Ze voelt misschien als een buitenstaander omdat ze op een andere locatie zit en veelal online haar werk doet, maar niets is minder waar. Ze in staat om uitermate betrokken te zijn bij jouw bedrijf. Waardoor ze weet te analyseren wat er binnen jouw bedrijf kan veranderen. Ze kan je voorzien van een passend advies op het gebied van bedrijfsvoering, processen en programma’s. Van het opzetten van een administratie tot het leiden van een project. Deze nieuwe secretaresse alias Virtual Assistant denkt mee, geeft feedback en adviseert.

Ze is zelf ondernemer en weet dan ook wat erbij komt kijken. Ze heeft de nodige trainingen en cursussen gevolgd. De Microsoft Office programma’s zoals bijvoorbeeld Outlook en Teams kan ze dromen. En ook in de apps van Google weet ze haar weg te vinden. Bovendien weet ze hoe de online tools werken, die zijn immers haar fundament om optimaal te kunnen samenwerken en functioneren. Zoals een goede secretaresse betaamd is van ze van alle markten thuis.

Het Coronavirus en de maatregelen.

En dan hebben we ineens te dealen met ingrijpende maatregelen om onze gezondheid te beschermen tegen het Coronavirus. Maatregelen die noodzakelijk zijn om verspreiding van het virus te beperken en de capaciteit van de ziekenhuizen te kunnen reguleren. Ondanks de noodzaak voelt het alsof we door het Coronavirus aan banden worden gelegd. Desalniettemin zetten we alles op alles om de economie draaiende te houden.

Neem nu de thuiswerk maatregel. Waar er eerder genoeg tijd was om alle online mogelijkheden voor jouw bedrijf op het gemak te ontdekken en stapsgewijs in te voeren, is dit nu ineens noodzaak geworden om je personeel hun werk te kunnen laten doen.
Welke programma’s zijn daar geschikt voor? Zijn er handige tools die we in gebruik kunnen nemen? Er moeten werkinstructies en processen aangepast worden. Voor iedereen moet toegang tot specifieke toepassingen geregeld worden. En dan is er nog de praktische kant. Het regelen van benodigde hardware voor je personeel. Wat hebben ze nodig als je hun werkplek thuis in gaat richten? Een klein voorbeeld van waar je allemaal aan kunt denken bij het optimaliseren van de werkplek en samenwerking op afstand lees je in dit artikel.

En heb je er al aan gedacht hoe je personeel, klanten en relaties gaat informeren? Hoe ga je om met de geadviseerde maatregelen vanuit de overheid? Welke maatregelen ga jij nu invoeren? Wat verandert er daardoor en wat zijn dan de gevolgen voor het personeel of de klant? Je wilt de betrokkenen op de hoogte brengen en ook op de hoogte blijven houden.

Delegeren aan de nieuwe secretaresse.

Zie hier de toegevoegde waarde van de nieuwe secretaresse, de Virtual Assistant! Zij zit op een stoel van waaruit ze jou kan adviseren. Stel haar al jouw vragen. Luister naar haar ervaringen en wat ze je van daaruit aanbeveelt. En laat haar ook inventariseren en schakelen met de leveranciers voor bijvoorbeeld de benodigde hardware. Tegelijkertijd verzorgt ze de interne en externe communicatie voor je. Ze is de persoon die de rust bewaart, met je meedenkt en je de goede richting in stuurt.

Ontdek en ervaar zelf de mogelijkheden van de Virtual Assistant met de ervaring en capaciteiten van een doorgewinterde secretaresse. Zij zorgt ervoor dat je straks niet meer zonder kunt. Weet je niet zo snel waar je haar kunt vinden? VAtched is in staat om op korte termijn een perfecte match te maken. Neem contact op!