06 - 51172930 contact@vatched.com

Om je te helpen bij je keuze om te gaan samenwerken met een Virtual Assistant heb ik een aantal do’s en don’ts op een rij gezet.

Don’t: Omdat hij het ook doet.

Een collega-ondernemer werkt sinds kort samen met een Virtual Assistant. Hij adviseerde jou om het ook te doen. Het is zo ontzettend handig! Het werk waar je niet aan toe komt schuif je door en wordt gewoon voor je gedaan. Dat is toch fijn?

Voor hem heeft het goed uitgepakt. Maar dit hoeft niet de oplossing voor jou te zijn. Denk goed na over een mogelijke samenwerking. Je wilt toch geen kosten maken wanneer het je niets oplevert? Als je taken moet verzinnen om jouw Virtual Assistant aan het werk te zetten, bespaar en profiteer je zeker niet.

Do: Een goed overzicht.

Begin met het voor jezelf duidelijk in kaart brengen welke taken jouw Virtual Assistant op moet gaan pakken. Hoeveel uren kom je tekort in een werkdag? Probeer eens om een week lang bij te houden wat je allemaal doet en hoeveel tijd het je kost. Waar besteed je jouw kostbare uren dan eigenlijk allemaal aan?

Een tijdregistratie geeft je in een oogopslag inzicht in jouw knelpunten. En dit kan dan als basis dienen voor de taken die je uit kunt besteden. Zoek je wel iemand voor kantoorwerkzaamheden? Misschien ben jij juist te veel bezig met het organiseren van je magazijn of laden en lossen van materialen?

Don’t: Je zoekt een alleskunner.

Je keek op het overzicht van je tijdregistratie en kwam tot de conclusie dat je een manusje van alles zoekt. Iemand die je mailbox organiseert en tegelijk je salesfunnel bouwt. En als ze daarmee klaar is, werkt hij of zij nog wel even je administratie bij. Je zoekt dus eigenlijk een secretaresse, administratief medewerker en online marketeer ineen.

In het bedrijfsleven zijn dit verschillende functies dus waarom verwacht je dat een Virtual Assistant het allemaal wel kan? Hij of zij is geen alleskunner.

Do: Een gespecialiseerd Virtual Assistant.

Ga op zoek naar een Virtual Assistant met het aandachtsgebied voor 1 specifieke taak. Hoe meer aandachtsgebieden je toevoegt, des te minder waarschijnlijk is het dat je één persoon vindt.

Een specialisatie betekent dat de Virtual Assistant van de hoed en de rand weet en de werkzaamheden snel en efficiënt af kan handelen. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat hij of zij er nog langer over doet dan wanneer je het zelf zou doen.

Don’t: Plaatsen vacature op social media

Ga geen oproep op Facebook of LinkedIn plaatsen. Je gaat een lading reacties ontvangen waar je bang van wordt. Besluit je om toch via social media een Virtual Assistant te gaan werven, maak je oproep dan zo specifiek mogelijk.

Geef duidelijk aan waar je een Virtual Assistant voor nodig hebt. Welke werkzaamheden ga je uitbesteden en voor hoeveel uur per week is het. Geef naast functievereisten zoals bijvoorbeeld kennis van bepaalde programma’s of spreken van een specifieke taal ook de eigenschappen en competenties op die je zoekt in de persoon. Dit zorgt ervoor dat je zowel zakelijk als persoonlijk een connectie kunt krijgen.

Do: Warme overdracht.

Draag werkzaamheden over met een instructie. Leg je werkprocessen vast. Zorg voor naslagwerk, goede werkbeschrijvingen en documentatie. Des te makkelijker het uitbesteden wordt en des te meer je ervan profiteert. Het aantal uur dat een Virtual Assistant bezig is met alles uitzoeken en ordenen, kan hij of zij niet besteden aan het daadwerkelijk verzetten van werk. En als je Virtual Assistant vervangen moet worden bij langdurige afwezigheid, of je wilt je business opschalen met meerdere VA’s, dan ligt alles klaar om direct te kunnen starten. Het scheelt je een hoop tijd en energie omdat je niet alles opnieuw hoeft uit te leggen.

Don’t: Zelfredzaamheid testen

Processen staan niet op papier. Hoe iets gearchiveerd of opgeslagen wordt, maakt jou eigenlijk niet uit. En dat is natuurlijk tot je het nodig hebt en niet kunt vinden.
Een Virtual Assistant kan toch zelf wel bedenken hoe het werk op de meest efficiënte manier gedaan wordt? Zolang het maar gebeurt ben jij al blij. Maar hoe graag je het ook zou willen, ze kunnen niet met 1 blik op het scherm weten wat er moet gebeuren.

Na het lezen van deze do’s en don’ts kun je concluderen dat een zorgvuldige voorbereiding de sleutel is tot succesvol samenwerken met een Virtual Assistant. Om de samenwerking succesvol te laten blijven is het vervolgens een kwestie van verwachtingen managen. Wat wil je bereiken met de samenwerking en wanneer verwacht je actie of reactie? Leg dit vast, bespreek het met elkaar en evalueer met regelmaat. Communicatie is de sleutel tot een blijvende succesvolle samenwerking. 😉

Wil je eens sparren of het samenwerken met een Virtual Assistant iets voor jou is? Neem dan gerust contact op.