Communicatie

De functie naam zegt het al: Virtual. En in de virtuele wereld is het net zo belangrijk en zeker de moeite waard om een goede relatie op te bouwen. Communicatie is hierin de sleutel tot succes. Zeker in het begin van jullie samenwerking is het verstandig extra tijd te besteden aan het contact. Stuur regelmatig een e-mail of sms over de gang van zaken en of er nog vragen zijn. Wekelijks een afspraak om opdrachten door te nemen en vragen te beantwoorden is zeker in het begin van de samenwerking geen overbodige luxe. Dit kan telefonisch, via skype of persoonlijk. Varieer hier ook in om te ontdekken wat voor jullie het beste werkt in deze samenwerking. Ondanks het virtuele aspect en de fysieke afstand is het ook fijn om elkaar eens in de ogen te kunnen kijken. Door alle contactmomenten leert jouw Virtual Assistant zowel jou als jouw bedrijf kennen. Denk aan je privé situatie, je hobby’s en interesses. De Virtual Assistant leert de ins en outs van de branche kennen, maakt kennis met jouw producten of diensten en je klanten. De tijd en energie die je nu investeert zorgt voor een mooi fundament in jullie samenwerking.

Managen van verwachtingen

Wat weer mooi in lijn ligt met een goede en duidelijke communicatie is het uitspreken van je verwachtingen. Maak duidelijk aan je Virtual Assistant hoeveel uur je beschikbaar hebt en welke taken je wilt delegeren. Vergeet niet om duidelijk te zijn in het communiceren van je deadlines, wanneer je verwacht dat iets af is. Dit is voor de Virtual Assistant allemaal van belang om efficiënt te kunnen werken. De Virtual Assistant kan zo beter inschatten welke werkzaamheden prioriteit hebben en kan hiermee kwaliteit bewaken. Wanneer jij duidelijk en open bent in je verwachtingen dan zal jouw Virtual Assistant hier ook duidelijk en open op reageren. Ook de Virtual Assistant zal hierdoor verwachtingen uitspreken en jou op de hoogte houden van de gang van zaken. Goed voorbeeld doet goed volgen.

Evalueren

Geef met regelmaat feedback. Kritische feedback en positieve feedback. Evalueer samen de uitgevoerde werkzaamheden en het proces. Wat is goed gegaan? Wat kan beter?
Koppel terug aan je Virtual Assistant wat je van het werk vindt. Is het wat je ervan verwachtte? Spreek je uit en laat je Virtual Assistant daarop reageren. Waarom heeft degene juist zo gehandeld? Wat was de reden om het zo te doen? Is jouw werkwijze wel de juiste? Misschien heeft degene juist een efficiëntere manier van werken gevonden en verdient de Virtual Assistant zich nu al terug ☺. Het is niet verkeerd om eens kritisch en met een frisse blik naar je processen te laten kijken en dit met elkaar te bespreken.

Praktische punten

Je kunt in veel programma’s extra gebruikers toevoegen. Zo kan jouw Virtual Assistant jouw mailbox uitlezen of in jouw boekhoudprogramma werken. Deze extra gebruiker kun je specifieke autorisaties geven. Zeker in het begin van de samenwerking zal je de rol willen beperken zodat je vertrouwelijke informatie niet gelijk hoeft te delen. Omdat er een fysieke afstand is, werk je veel samen in de Cloud. Bestanden deel je via gezamenlijke mappen in Dropbox of Google Drive. Communiceren, informatie delen en werkzaamheden toewijzen, gebeurt via tools als Trello, Asana of Slack. Werk je binnen je bedrijf met specifieke programma’s en repeterende werkzaamheden? Zet de stappen op een rij of maak een korte video opname van de stappen en de Virtual Assistant weet precies wat er verwacht wordt.

Werving en selectie

Durf je een samenwerking aan te gaan? Wil je investeren in een stevige basis voor een langdurige samenwerking? Neem dan contact op met VAtched. Wij kunnen je helpen bij je zoektocht. De Virtual Assistants van VAtched zijn uitgebreid gescand middels de unieke methodiek van de Core Value Index. Zo weten we exact waar de kracht van de Virtual Assistant ligt en of dit overeenkomt met jouw wensen en aansluit bij jouw persoonlijkheid. We doen er alles aan om een succesvolle samenwerking tot stand te brengen.